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一个优秀HR的时间管理法

来源:三茅人力资源网 类别:HR天地 阅读数:425

 每位HR都需要有一套合适自己的系统管理时间,有时甚至用这个系统去管理整个团队的时间。
 
每个人的一天都有24小时,时间是世间最公平的;每个人用24小时活成了完全不同的样子,时间也是世间最不公平的。
 
这是一个不论是休息还是运动都在讲究效率的时代,拥有高效处理事情的能力愈发显得重要。
 
作为HR,如果被事务性工作占用过多时间和精力,则会没有时间主动学习和实践到更高层次。
 
所以,每位HR都需要有一套合适自己的系统管理时间,有时甚至用这个系统去管理整个团队的时间。
 
 
 
01
 
番茄工作法,拒绝眼高手低
 
一次只完成一件事情,一个番茄时间是30分钟,时刻保持专注,不然就不做。按照工作的轻重缓急成都分解目标任务,高效完成。
 
做完一件划掉一件,增加成就感,避免半途而废。学会整理杂乱无序的工作,清晰有条理可以克服拖延症。持续性的改善时间管理能力,让优秀成为一种习惯。
 
在工作时可以借助多人协同软件,让工作中所有个体的任务成为一整体,多人查阅、多人完成任务十分便捷。
 
可以运用PDCA循环,P(计划)、D(实践)、C(检查)、A(循环),将任务的现状、问题、原因、措施、实施、验证、标准化进行一次一次的循环和调整,以达到最终效果。
 
所有的任务,最终只能被完成或取消,不能被忘记,在线上多人协同软件,我们可以看到每个人(包括自己)的任务完成度,不仅可以帮助提醒他人未完成的任务,对于HR自己也是一种考核式的存在。
 
为了目标的能否实现性,为了减少眼高手低、手口不一,任务的制定必须遵循5W1H原则。When何时、Who何人、Where何地、What何事、Why为何、How怎样进行。
 
研究者们把5W1H叫做人类的六个重视的仆役,他们教会了我们更快捷的完成任务。在工作进行时,对1H进行量化,任务不仅仅被完成,还完成的出色且优秀。
 
 
 
强制化运用SMART原则――(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound),为自己创立一个任务模版,例如:每一次任务都要强制性符合S-M-A-R-T原则,日积月累的强制性原则,养成高效、科学、规范的工作习惯。
 
 
 
02
 
运用基础功能,避免干扰
 
几乎所有的时间管理书籍都强调的一点,工作8小时的HR,看手机、邮件等占用了起码一半的时间,所以发送给你的必须要阅读并回复嘛?避免干扰十分重要!
 
比如:将每日必看的推文放置在固定自动接收栏目中,定时查看即可;将机票、酒店等行程放入日历,届时提醒;将微信联系人采用真实名、将信用卡、花呗还款日设置为同一天;会议和约会放置提醒事项提前30分钟提醒等等…小的基础功能,发挥大的效用~此时,不得不说一下企业邮箱的重要性,运用企业邮箱不仅可以表明企业的正规化,也可以证明HR的规矩度,所谓“无规矩不成方圆”就是这个意思。
 
作为HR也好,企业员工也罢,养成保留历史邮件的好习惯。不要觉得这是一种微不足道,很鲜明的例子:美国政府出台的《萨班斯法案》,要求在美上市公司保留包括电子邮件在内的所有业务记录,且必须保留至少5年,同时要求在规定时间内完成高速检索。长久保留邮件能够帮助HR检索工作信息,必要时也可将邮件作为法律证据使用。
 
日程管理的事件和任务看似琐碎,越是繁琐越是效率的根本,是拒绝拖延症的第一步。坦白说,你不需要记住所以你要做的事情,这些基础工具会帮你记住,作为HR的你只需要好好地去做就可以了!
 
 
 
03
 
休息和运动,
 
身体是思路清晰的根本
 
学会停止的人才能学会学习。HR的工作和生活很重要,他们的对立面「休息」也十分重要。懂得和自己和解,充足的睡眠是高效率精神最好的良药。听说睡眠不足的HR,工作效率降低的概率将大大增加哦~在睡前听舒缓的音乐,入睡困难时可以播放白噪音,让深度睡眠开启你的舒适整晚。
 
在出差或外出时,飞机噪音严重、高铁光线良好,必备眼罩和降噪耳机,给自己营造一个黑暗、较为安静的环境,悄悄休息,活力工作、旅行。
 
关于运动,HR们让自律给你自由!将自己的身高体重清晰标识,找到适合的健身程序,它会告诉你需要增脂or增肌,制定相应课程,你可以自行把握锻炼周期和时间让身体保持健康和理想体型。
 
在“训练”里面,可以每天像上、下班的打卡任务一样打卡20―30分钟,让HR的“过劳肥”远远甩开吧!
 
 
 
4
 
白纸和书籍,都很重要
 
传统意义上的白纸是什么都没有的,而这里的白纸指的是放空的思维和理性。过度的自控力将会带来自控缺失,我们要定期进行“白纸”操作。
 
将“有边界、固定化的思维”解放,没有过多的工作承诺,放空压力,让感性的你得到绽放。
 
有人说,你的时间乐意花在哪,你就会成为什么样的人。格局高的人,一定会把主要的时间放在提升自我上。
 
碎片化阅读的时代,你要主动系统性阅读。在地铁、公交、通勤时随时随地的倾听,也可以带上笔记本,标注感悟,记录感想。不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海。利用破碎化时间阅读,点滴记录,极大拓宽自己的知识面,提升思考总结的自我认知力。

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日期:2021-08-05

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